עובד שילם מכיסו על מונית בדרך לפגישה, רכש ציוד עבור המשרד, שילם על מלון במהלך נסיעת עבודה או חזר מחו"ל עם עשרות קבלות במטבעות שונים. מבחינת העובד, השלב הבא נראה פשוט: מגישים את הקבלה ומקבלים את הכסף בחזרה.
מבחינת מחלקת הכספים, התהליך מורכב הרבה יותר.
מאחורי כל החזר הוצאה לעובד עומדות מספר שאלות מקצועיות: האם מדובר באמת בהוצאה של המעסיק? האם ההוצאה מותרת בניכוי לצורכי מס? האם ניתן לקזז בגינה מע"מ? האם חלק ממנה נחשב להוצאה עודפת? האם התשלום לעובד צריך לעבור דרך השכר? והאם הוא עשוי להיחשב הכנסת עבודה החייבת במס ובדמי ביטוח?
לכן ניהול החזרי הוצאות אינו רק תהליך של איסוף קבלות ותשלום לעובדים. זהו תהליך חשבונאי ומיסויי שדורש סיווג נכון, תיעוד, אישור ובקרה.
מהו החזר הוצאות לעובד?
במובן הבסיסי ביותר, החזר הוצאות מתרחש כאשר עובד מוציא מכספו סכום עבור צורך של המעסיק, ולאחר מכן מקבל מהמעסיק את הסכום בחזרה.
לדוגמה:
עובד רכש ציוד משרדי עבור החברה בכרטיס האשראי הפרטי שלו.
עובדת נסעה במונית לפגישה עסקית ושילמה על הנסיעה.
עובד שילם על לינה במסגרת נסיעה בתפקיד.
עובדת רכשה כיבוד לישיבה מקצועית.
הבחנה מהותית היא בין הוצאות בעלות אופי אישי, המיוחסות לעובד, לבין הוצאות עסקיות של המעסיק, אשר העובד נשא בהן עבור המעסיק ובמסגרת פעילותו העסקית.
כאשר העובד הוציא את הסכום לצורך המעסיק, קיימת אסמכתא מתאימה וההוצאה נרשמת בספרי המעסיק, החזר הסכום לעובד עשוי להיחשב החזר של הוצאה עסקית ולא תשלום שכר.
גם המוסד לביטוח לאומי מבחין בהנחיותיו בין רכיבי שכר לבין החזר הוצאות שהוציא העובד לצורך המעסיק. בחוזר בנושא הכנסות עובד שכיר הפטורות מדמי ביטוח מופיע בין היתר מקרה שבו העובד מקבל החזר עבור קניות או כיבוד השייכים למעסיק, בכפוף לקבלות ולרישום ההוצאה בספרי המעסיק.
אלא שהכותרת "החזר הוצאות" אינה קובעת לבדה את הטיפול במס.
השאלה היא מה עומד מאחורי התשלום בפועל.
לא כל מה שנקרא "החזר הוצאות" הוא אותו דבר
מבחינה חשבונאית ומיסויית ניתן לפגוש כמה מצבים שונים מאוד.
הוצאה עסקית שהעובד שילם בשם החברה
זהו המקרה הקלאסי.
העובד שילם 250 ש"ח עבור רכישה שנעשתה לצורך החברה ומגיש את האסמכתא. לאחר אישור ההוצאה, החברה מחזירה לו 250 ש"ח ורושמת את ההוצאה בספריה בהתאם למהותה.
מבחינה כלכלית, העובד אינו אמור להתעשר מהתשלום. הוא רק מקבל בחזרה סכום שהוציא עבור המעסיק.
תשלום קבוע המכונה "הוצאות"
מצב אחר הוא כאשר עובד מקבל מדי חודש סכום קבוע המוגדר כ"החזר הוצאות", בלי קשר להוצאה מסוימת שהוציא בפועל ובלי תיעוד מתאים.
כאן עצם העובדה שהמעסיק מכנה את הרכיב "הוצאות" אינה בהכרח מספיקה.
אם במהותו מדובר בתשלום שמעמיד לרשות העובד סכום נוסף כחלק מחבילת התגמול שלו, עלולה להתעורר שאלה האם מדובר למעשה בהכנסת עבודה.
החזרים שלהם קיימים כללי מס ייחודיים
ישנם גם רכיבים שבהם קיימים כללים ספציפיים, כגון החזקת רכב, נסיעות, אש"ל, נסיעות לחו"ל או הוצאות אחרות שהדין קובע לגביהן מגבלות ותקרות.
לכן אין כלל אחד שלפיו "החזר הוצאות אינו חייב במס". כל החזר צריך להיבחן לפי מהותו ולפי הוראות המס הרלוונטיות.
השאלה הראשונה: של מי ההוצאה?
לפני שמגיעים למס הכנסה, מע"מ או שכר, מחלקת הכספים צריכה להבין מהי העסקה שבבסיס ההוצאה.
לדוגמה, אם עובד שילם 400 ש"ח עבור ציוד שנרכש עבור המשרד, מבחינה חשבונאית ההוצאה שייכת לחברה, גם אם בפועל אמצעי התשלום היה של העובד.
בדרך כלל התהליך יהיה:
העובד מגיש את האסמכתא.
נבדק שההוצאה קשורה לפעילות העסקית.
נבדק המסמך החשבונאי.
ההוצאה מסווגת לסעיף המתאים בהנהלת החשבונות.
החבות כלפי העובד נרשמת.
לאחר מכן העובד מקבל את ההחזר.
כלומר, מבחינת החברה קיימים כאן למעשה שני רבדים :רישום ההוצאה עצמה ו-סגירת החוב מול העובד ששילם עבורה.
הנקודה הזו חשובה במיוחד כשמפתחים תהליך דיגיטלי: לא מספיק לדעת כמה כסף יש להחזיר לעובד. צריך לדעת גם לאיזה סעיף חשבונאי ההוצאה שייכת ומה הטיפול הנדרש בה.
האם ההוצאה מוכרת למס הכנסה?
גם לאחר שהובהר שמדובר בהוצאה של העסק, עדיין נשאלת שאלה נוספת: האם ההוצאה מותרת בניכוי לצורכי מס הכנסה?
פקודת מס הכנסה קובעת את המסגרת לניכוי הוצאות שהוצאו בייצור הכנסה, לצד הוראות המגבילות או שוללות ניכוי של הוצאות מסוימות. לכן העובדה שהחברה שילמה בפועל הוצאה אינה אומרת בהכרח שכל הסכום יהיה מותר בניכוי לצורכי מס.
מכאן נובע הבדל חשוב בין שלושה מושגים:
הוצאה חשבונאית – הוצאה שנרשמת בספרי החברה בהתאם למהות העסקה.
הוצאה מותרת בניכוי – הוצאה שניתן להביא בחשבון בחישוב ההכנסה החייבת במס, בהתאם להוראות הדין.
הוצאה שאינה מותרת בניכוי, או שמותרת רק בחלקה – הוצאה שנרשמה בספרים, אך לצורכי מס נדרש לבצע לגביה התאמה.
לכן עובד יכול לקבל את מלוא ההחזר מהחברה, בזמן שהטיפול המיסויי של החברה יהיה שונה.
לדוגמה, אם החברה החליטה להחזיר לעובד הוצאה בסך 500 ש"ח, עצם ההחזר לעובד אינו קובע בהכרח ש-500 השקלים כולם מותרים לחברה בניכוי לצורכי מס.
ומהן הוצאות עודפות?
המונח "הוצאות עודפות" מבלבל לעיתים, משום שהוא נשמע כאילו העובד פשוט הוציא סכום גבוה מדי.
זה אינו פירושו המקצועי.
הוצאות עודפות הן קטגוריה בדיני המס המתייחסת להוצאות מסוימות שאינן מותרות בניכוי או שהתרתן מוגבלת בהתאם להוראות הדין.
במקרים הרלוונטיים, מעבר לכך שההוצאה אינה מותרת במלואה בניכוי, קיימת גם חובת תשלום מקדמות בגין ההוצאה העודפת לפי סעיף 181ב לפקודת מס הכנסה. רשות המסים דורשת מחברות וממלכ"רים שיש להם הוצאות עודפות לדווח עליהן גם במסגרת טופס 1235 המצורף לדוח השנתי.
לגבי חברה רגילה, שיעור המקדמה בגין הוצאות עודפות הוא 45%, ואילו בגופים מסוימים שהכנסתם פטורה ממס, ובהם מלכ"רים רלוונטיים, עשוי לחול שיעור של 90%.
זו אחת הסיבות לכך שסיווג ההוצאה כבר בשלב הגשתה חשוב כל כך.
מערכת שיודעת שהעובד הוציא 300 ש"ח אינה מספקת עדיין למחלקת הכספים את כל המידע הנדרש. צריך לדעת על מה הוצא הסכום, באילו נסיבות, האם קיימת מגבלה על ההכרה בהוצאה והאם נדרש טיפול של הוצאות עודפות.
החזר הוצאה או הכנסת עבודה?
זו אחת הנקודות הרגישות ביותר בתהליך.
כאשר עובד מקבל בחזרה סכום ששילם בפועל עבור הוצאה השייכת למעסיק, בכפוף למסמכים ולרישום מתאים, ניתן להבחין בין החזר כזה לבין הכנסת עבודה.
לעומת זאת, אם העובד מקבל טובת הנאה אישית או תשלום שאינו משקף הוצאה אמיתית של המעסיק, עלולה להתעורר חבות במס אצל העובד.
גם הביטוח הלאומי מדגיש כי ככלל מרבית רכיבי השכר חייבים בדמי ביטוח, וכי פטורים קיימים רק במקרים מוגדרים. לצד זאת, הוא מציין בנפרד החזר הוצאות שהוציא העובד לצורך המעסיק, בכפוף לקבלות ולרישום בספרים.
לכן מחלקת הכספים אינה יכולה להסתפק בשאלה "האם שילמנו לעובד כסף?".
צריך לשאול:
מהי מהות התשלום?
האם הייתה הוצאה בפועל?
עבור מי היא בוצעה?
האם קיימת אסמכתא?
האם העובד קיבל בדיוק את סכום ההוצאה או סכום קבוע?
האם קיימת לעובד טובת הנאה אישית?
והאם קיימים כללי מס מיוחדים לסוג ההוצאה?
למה חלק מההחזרים צריכים להגיע גם למחלקת השכר?
החזרי הוצאות נמצאים פעמים רבות בדיוק בנקודת החיבור שבין הנהלת החשבונות לשכר.
חלק מההוצאות הן בבירור הוצאות עסקיות שיועברו לרישום בהנהלת החשבונות ולהחזר לעובד.
אחרות עלולות לכלול רכיב שיש לדווח עליו בשכר, לזקוף בגינו שווי או לבצע לגביו חישוב מס.
לכן לאחר שהוצאה מוגשת ומאושרת, התהליך לא בהכרח מסתיים ב"העברה לתשלום".
לעיתים נדרשת החלטה:
האם להעביר את הנתון להנהלת החשבונות?
האם להעביר אותו למערכת השכר?
האם לפצל את הסכום?
האם קיימת זקיפת שווי?
האם קיימת מגבלה על ההוצאה המוכרת?
או האם מדובר בכלל בהוצאה פרטית שאין להחזירה?
זו בדיוק הסיבה לכך שמערכת לניהול הוצאות עובדים צריכה לתמוך בסיווג ובבקרה ולא רק בצילום של קבלות.
ומה לגבי מע"מ?
מבחינת מע"מ קיימת שכבת בדיקה נוספת.
העובדה שהעובד שילם סכום הכולל מע"מ אינה אומרת אוטומטית שהחברה יכולה לקזז את מס התשומות.
כדי לנכות מס תשומות יש לעמוד בתנאים הקבועים בחוק ובתקנות, לרבות סוג המסמך, מהות העסקה והתנאים החלים על אותה תשומה.
חשבונית מס היא המסמך המרכזי שעל בסיסו ניתן לנכות מס תשומות, בכפוף לעמידה בתנאים הנדרשים. רשות המסים מבהירה זאת גם בהנחיותיה בנושא חשבוניות מספקים ישראלים
בנוסף, קיימות הוצאות שבהן ניכוי מס התשומות מוגבל או אסור, למשל בהקשרים מסוימים הנוגעים לכלי רכב.
לכן בתהליך החזר הוצאות חשוב לשמור לא רק את הסכום הכולל של ההוצאה, אלא גם נתונים נוספים כגון:
סוג המסמך.
מספר החשבונית.
שם הספק.
תאריך ההוצאה.
סכום לפני מע"מ.
סכום המע"מ.
מהות ההוצאה.
זהות הגורם שעבורו בוצעה העסקה.
ונתונים נוספים הנדרשים בהתאם לאופי ההוצאה.
בפועל, מסמך חסר או לא מתאים עלול להשפיע על האפשרות של מחלקת הכספים לטפל במס התשומות, גם אם מבחינת העובד מדובר בהוצאה לגיטימית לחלוטין.
מקדמות לעובדים – כשהכסף עובר לפני ההוצאה
לא תמיד העובד משלם קודם ומקבל החזר אחר כך.
בנסיעות עבודה, באירועים או בפרויקטים מסוימים החברה עשויה לתת לעובד מקדמה על חשבון הוצאות עתידיות.
לדוגמה:
החברה מעבירה לעובד מקדמה של 5,000 ש"ח לקראת נסיעת עבודה.
לאחר החזרה העובד מגיש הוצאות בסך 4,300 ש"ח.
לאחר בדיקת המסמכים מתברר שנותרה יתרה של 700 ש"ח שעל העובד להחזיר לחברה.
אם לעומת זאת ההוצאות המאושרות הסתכמו ב-5,600 ש"ח, קיימת יתרה של 600 ש"ח שהחברה צריכה להשלים לעובד.
מבחינה תפעולית מדובר בהתחשבנות.
מבחינה חשבונאית, חשוב שהמערכת תדע לקשר בין המקדמה שניתנה לבין ההוצאות שהוגשו בפועל ולזהות את היתרה לסגירה.
כאשר אין חיבור כזה, מקדמות לעובדים עלולות להישאר פתוחות בכרטסות לאורך זמן.
נסיעות לחו"ל: כשהתהליך נעשה מורכב יותר
נסיעות עסקיות לחו"ל מרכזות כמעט את כל המורכבויות של ניהול הוצאות עובדים בתהליך אחד.
עובד עשוי להגיש באותה נסיעה:
מלון.
מוניות.
רכב שכור.
כנסים.
ארוחות.
טיסות.
הוצאות תקשורת.
הוצאות במטבעות שונים.
והוצאות ששולמו באמצעי תשלום שונים.
ייתכן גם שהעובד קיבל מקדמה מראש.
במקרה כזה יש לבצע התאמה בין המקדמה לבין ההוצאות, לטפל בהמרת מטבע ולבחון את כללי המס החלים על סוגי ההוצאות השונים.
גם בדין קיימים כללים ותקרות ייעודיים להוצאות מסוימות בחו"ל, ולכן עצם קיומה של קבלה אינו בהכרח קובע את סכום ההוצאה שיוכר לצורכי מס.
מבחינת מחלקת הכספים, דוח נסיעה לחו"ל אינו רק אוסף קבלות. הוא למעשה אירוע חשבונאי שלם שדורש סגירה.
דוגמה: מה קורה מהרגע שעובד מזמין מונית?
נניח שמנהל מכירות נסע במונית מהמשרד לפגישה עם לקוח ושילם 120 ש"ח מכיסו.
מבחינת העובד התהליך מסתכם בבקשה לקבל את 120 השקלים בחזרה.
אבל מאחורי הקלעים הארגון צריך לבצע מספר פעולות:
- תיעוד
העובד מגיש את המסמך הרלוונטי. - זיהוי ההוצאה
נבדק שמדובר בנסיעה עסקית ולא בנסיעה פרטית. - אישור
המנהל או הגורם המוסמך מאשר שההוצאה בוצעה לצורך העבודה. - סיווג
ההוצאה מסווגת לסעיף נסיעות או לסעיף החשבונאי המתאים. - בדיקת מסמך ומע"מ
נבדק סוג המסמך והטיפול האפשרי במס התשומות. - בדיקת מס הכנסה
נבחן הטיפול בהוצאה לצורכי מס. - החזר לעובד
נוצרת יתרה לזכות העובד והתשלום מבוצע.
כלומר, ה"קבלה" היא רק נקודת הכניסה לתהליך.
למה התהליך הופך למורכב בארגון?
כאשר מדובר בעובד אחד שמגיש שתי קבלות בחודש, אפשר לנהל את התהליך כמעט בכל דרך.
אבל כאשר עשרות או מאות עובדים מגישים הוצאות, כל אחת מהן צריכה לעבור תהליך דומה.
במצב כזה מחלקת הכספים צריכה לדעת בכל רגע:
מי הגיש את ההוצאה.
מתי היא בוצעה.
לאיזו קטגוריה היא שייכת.
מי צריך לאשר אותה.
האם היא כבר אושרה.
האם חסר מסמך.
מה הטיפול החשבונאי שלה.
האם היא עוברת לשכר.
האם קיים רכיב מע"מ.
האם היא קשורה למקדמה.
והאם התשלום לעובד כבר בוצע.
כשכל המידע הזה מפוזר בין אקסל, וואטסאפ, מיילים, ניירות ומערכת הנהלת החשבונות, הסיכון אינו רק בזבוז זמן. נוצר גם קושי בבקרה ובשמירה על רצף המידע.
כך נראה תהליך מסודר של החזר הוצאות
תהליך נכון יכול להיראות כך:
הוצאה בפועל
העובד מבצע הוצאה הקשורה לעבודתו.
קליטת מסמך
העובד מעלה את הקבלה או החשבונית בסמוך לביצוע ההוצאה.
זיהוי נתונים
נקלטים הספק, התאריך, הסכום, המע"מ ונתונים רלוונטיים נוספים.
סיווג
העובד או מחלקת הכספים מסווגים את סוג ההוצאה.
אישור מנהל
ההוצאה עוברת במסלול האישור שנקבע בארגון.
בקרה פיננסית
מחלקת הכספים בוחנת את המסמך, את מהות ההוצאה ואת הטיפול החשבונאי והמיסויי הנדרש.
העברה למערכות הארגון
המידע עובר להנהלת החשבונות, לשכר או לשני הגורמים בהתאם למהות ההוצאה.
התחשבנות עם העובד
מבוצע ההחזר, או שהסכום מתקזז מול מקדמה שניתנה מראש.
שמירת תיעוד
המסמך והיסטוריית הטיפול נשמרים לצורכי בקרה.
ניהול הוצאות עובדים הוא למעשה ניהול מידע פיננסי
הטעות הנפוצה היא לחשוב שמערכת לניהול הוצאות עובדים היא בסך הכול דרך דיגיטלית לאסוף קבלות.
בפועל, הקבלה היא רק תחילת התהליך.
כדי שהוצאה תגיע בצורה נכונה לספרי החברה ולשכר, נדרש מידע נוסף: מי ביצע אותה, עבור איזו מטרה, באיזה אופן שולמה, מי אישר אותה, איך היא מסווגת ומה הטיפול החשבונאי והמיסויי שלה.
ככל שהארגון גדל, הצורך ברצף מידע ובקרה הופך משמעותי יותר.
איפה expense360 נכנסת לתהליך?
expense360 היא מערכת חדשה מבית חשבים 360 שנועדה לרכז את תהליך ניהול הוצאות העובדים משלב קליטת ההוצאה ועד להעברת המידע להמשך טיפול במחלקת הכספים.
העובד יכול להעלות את המסמך, נתוני ההוצאה נקלטים ומרוכזים במקום אחד, ההוצאה עוברת במסלול אישור מוגדר ומחלקת הכספים מקבלת מידע מסודר לצורך הטיפול החשבונאי והשכרי.
המטרה אינה רק להתייעל ולהתקדם מעבודה עם שקית הקבלות או קובץ האקסל.
המטרה היא ליצור תהליך שבו כל הוצאה מגיעה עם המידע הנדרש, עוברת את הבקרה המתאימה וניתנת להעברה להמשך טיפול בצורה מסודרת.
עבור מחלקות כספים המטפלות בכמות גדולה של הוצאות עובדים, המשמעות היא פחות איסוף ידני של מידע, פחות הקלדות ומרדפים, ויותר שליטה על התהליך מקצה לקצה.
המאמר מציג עקרונות כלליים בלבד ואינו מהווה ייעוץ מס, חשבונאי או משפטי. אופן הטיפול בהוצאה תלוי בין היתר בסוג ההוצאה, בזהות המעסיק והעובד, במסמכים הקיימים ובהוראות הדין החלות בכל מקרה.
