בעבודה היומיומית של מחלקות כספים, הנהלת חשבונות ומשרדי רואי חשבון, ניהול הוצאות עובדים הוא אחד התהליכים הפחות מדוברים אך גם מהמסורבלים ביותר. למרות שמדובר בפעילות שגרתית המתרחשת כמעט בכל ארגון, בפועל התהליך עדיין מתנהל במקרים רבים באמצעים ידניים, המשלבים אקסלים, קבלות פיזיות, מיילים והודעות וואטסאפ.

התוצאה היא תהליך ארוך, מפוזר ולעיתים גם לא מבוקר מספיק. קבלות שנשלחות בערוצים שונים, אישורים שנדחים, והנהלת חשבונות שנדרשת להשקיע זמן רב בטיפול ידני במסמכים ובהקלדת נתונים. כאשר מדובר בארגונים עם מספר עובדים שמגישים הוצאות באופן שוטף, מדובר בעשרות ולעיתים מאות קבלות בכל חודש.

איך נראה בפועל תהליך החזר הוצאות בארגונים רבים

בארגונים רבים המציאות נראית דומה למדי. עובדים שומרים קבלות במהלך החודש בארנק, בתיק או במגירה, ולעיתים אף מגיעים למשרד בסוף החודש עם מעטפה או שקית מלאה בקבלות. צוות הנהלת החשבונות נדרש למיין את המסמכים, לבדוק שכל הקבלות ברורות וקריאות, ולאחר מכן להקליד ידנית את הנתונים למערכת. התהליך הזה חוזר על עצמו שוב ושוב, ולעיתים מלווה גם בשאלות והשלמות מידע.

לא מעט קבלות הולכות לאיבוד בדרך. קבלה שנשכחה בארנק, צילום לא ברור, קבלה שנשלחה בוואטסאפ אך לא נשמרה בצורה מסודרת, או מסמך שנמסר למנהל אך לא הועבר הלאה. כאשר הדבר מתגלה בסוף החודש, נוצר לעיתים בירור מול העובד לגבי ההוצאה, ולעיתים ההוצאה כלל אינה מוחזרת משום שהמסמך אינו נמצא.

לתהליך זה מצטרף גם מרדף לא קטן אחרי אישורים. העובד מגיש הוצאה, הנהלת החשבונות מבקשת אישור מהמנהל, המנהל עסוק או אינו זמין, והאישור נדחה במספר ימים. כאשר מדובר בעשרות הוצאות במקביל, תהליך קטן יחסית יכול להפוך בקלות לתהליך שנמשך זמן רב ומצריך תזכורות חוזרות.

ברוב הארגונים הנתונים מתוך הקבלות עדיין מוקלדים ידנית. צוות הנהלת החשבונות נדרש להקליד את התאריך, הסכום, שם הספק וסוג ההוצאה. כאשר מדובר בעשרות או מאות קבלות בחודש מדובר בעבודה שחוזרת על עצמה וגוזלת זמן רב. מעבר לזמן העבודה, כל הקלדה ידנית מגדילה גם את הסיכוי לטעויות בנתונים.

האתגר של דוחות נסיעות לחו"ל

נושא מורכב נוסף הוא דוחות נסיעות לחו"ל. עובדים חוזרים מנסיעה עם קבלות ממדינות שונות, לעיתים במטבעות שונים, ולעיתים לאחר שקיבלו מקדמה לפני הנסיעה. הנהלת החשבונות נדרשת לבדוק את הקבלות, להמיר סכומים לשקלים ולבחון האם קיימת עודפות או חוסר מול המקדמה שניתנה.

התהליך הזה דורש בדיקות רבות ולעיתים מתבצע באמצעות מספר קבצים או מסמכים שונים, מה שמקשה על המעקב ועל הבקרה. במקרים רבים רק לאחר סיכום הדוח מתברר האם העובד זכאי להחזר נוסף או נדרש להחזיר עודף מהמקדמה שקיבל.

תסמונת סוף החודש וסוף השנה

באותו שלב נשלחות לפתע עשרות קבלות בבת אחת, מנהלים נדרשים לאשר הוצאות רטרואקטיבית והנהלת החשבונות נדרשת לעבור על כל המסמכים בפרק זמן קצר. העומס הזה מגיע בדיוק בתקופה שבה צוות הנהלת החשבונות עסוק גם במשימות נוספות של סגירת החודש.

המצב מורגש אפילו יותר לקראת סוף השנה. פתאום מתגלות קבלות שנשמרו חודשים, הוצאות מנסיעות לחו"ל שלא הוגשו בזמן, או עובדים שמבקשים להגיש הוצאות לפני סגירת השנה. צוות הנהלת החשבונות נדרש להשלים מסמכים חסרים, לבדוק הוצאות ישנות ולוודא שכל הנתונים נקלטים לפני סגירת השנה. כאשר התהליך מתבצע בצורה ידנית, מדובר בעומס משמעותי שמתרכז בפרק זמן קצר.

האתגר גם במשרדי רואי חשבון

המורכבות הזו אינה קיימת רק בתוך ארגונים אלא גם במשרדי רואי חשבון ויועצי מס. משרדים רבים מטפלים במסמכים ובהוצאות של לקוחותיהם, ולעיתים המסמכים מגיעים במספר ערוצים במקביל.

חלק מהקבלות נשלחות במייל, חלק בוואטסאפ, חלק מועברות דרך עובדים שונים בארגון, ולעיתים מגיעות למשרד גם שקיות עם קבלות פיזיות בסוף החודש.

כאשר מדובר בעשרות לקוחות שכל אחד מהם עובד בצורה מעט שונה, נוצרת מורכבות תפעולית לא קטנה. צוות הנהלת החשבונות במשרד נדרש לרכז את המסמכים, לבדוק שלא חסרים נתונים ולוודא שהכול נקלט בצורה מסודרת במערכת הנהלת החשבונות. גם כאן מדובר בזמן עבודה מצטבר משמעותי.

שינוי בגישה לניהול הוצאות עובדים

במציאות הזו יותר ויותר ארגונים ומשרדים מתחילים להבין שתהליכים ידניים לניהול הוצאות עובדים כבר אינם מתאימים להיקף העבודה ולצורך בבקרה.

במקום תהליכים המבוססים על אקסלים, מיילים וקבלות פיזיות, ארגונים רבים עוברים למערכות ייעודיות לניהול הוצאות עובדים. מערכות אלו מאפשרות לעובדים להעלות קבלות ישירות מהטלפון, לרכז את כל ההוצאות במקום אחד ולמחלקת הכספים לקבל את המידע בצורה מסודרת ומבוקרת.

אחד הפיתוחים המשמעותיים בתחום הוא שימוש בטכנולוגיות לזיהוי אוטומטי של נתונים מתוך קבלות, כך שניתן לצמצם את הצורך בהקלדה ידנית ולייעל את תהליך הקליטה.

בקרוב: Expense360

במסגרת ההתפתחות הזו אנו עובדים בחשבים 360 על פיתוח מערכת חדשה לניהול הוצאות עובדים בשם Expense360.

המערכת נועדה לסייע לארגונים ולמשרדי רואי חשבון לנהל את תהליך הוצאות העובדים בצורה פשוטה ומסודרת יותר, החל משלב העלאת הקבלה ועד הפקת דוחות ובקרה.

המערכת תאפשר העלאת קבלות ישירות מהטלפון, זיהוי אוטומטי של נתונים מתוך הקבלה, ריכוז כל ההוצאות במקום אחד ותהליך אישור דיגיטלי של מנהלים. בנוסף תאפשר המערכת הפקת דוחות ומעקב מסודר אחר הוצאות עובדים, כולל ניהול דוחות נסיעות ובקרה על מקדמות והחזרים.

המערכת נמצאת כעת בשלבי פיתוח מתקדמים. בשלב הראשון צפויה להיפתח גרסת בטא למספר מוגבל של ארגונים ומשרדי רואי חשבון אשר יהיו בין הראשונים להתנסות במערכת.

ניתן להצטרף לרשימת המתעניינים ולקבל עדכון כאשר תיפתח הגישה לגרסת הבטא של Expense360.